Privacyverklaring
Privacyverklaring Summa Boekhouding Coöperatie U.A.
(Laatste herziening 19-6-2020)
Inleiding
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van uzelf ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden (bijvoorbeeld uw werkgever).
Met deze privacyverklaring informeren wij u, hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.
Te verwerken persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens:
• NAW-gegevens
• Functie contactpersonen
• Geboortedatum en –plaats
• Geslacht
• Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers) en naam en functie van contactpersonen
• Kopie identiteitsbewijzen
• Burgerservicenummer (alleen indien nodig)
• Leeftijd
• Salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen e.d. nodig zijn
• Huwelijkse staat, gegevens partner en evt. informatie over kinderen, (voor zover nodig voor
bijvoorbeeld fiscale aangiften)
• Bankrekeningnummer
Doelen van en grondslagen voor de verwerking
In een aantal gevallen verwerken wij persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, vaker om uitvoering te geven aan onze financiële dienstverlening. Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen, waarvan we ervan uitgaan dat die ook in uw belang zijn, zoals:
• Communicatie en informatievoorziening
• Het zo snel en efficiënt mogelijk verlenen van onze diensten
• De verbetering van onze diensten
• Facturering en incasso
In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken. In dat geval zullen we u daar expliciet om toestemming voor vragen. Indien wij de persoonsgegevens die wij verwerkten op basis van uw toestemming, voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij u daar eerst opnieuw toestemming voor vragen.
Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.
Verstrekking aan derden
In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als dezen over specialistische kennis of middelen beschikken, die wij niet in huis hebben. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van uw exacte opdracht, de persoonsgegevens zullen toepassen.
Anderen, die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens, maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online-software, of adviseurs wiens advies wij betreffende uw opdracht inwinnen.
Indien het inschakelen van derden tot gevolg heeft, dat zij toegang hebben tot persoonsgegevens die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij met hen (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG naleven. Dit houdt onder meer in dat zij uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken ten behoeve van de bovengenoemde doeleinden. Uiteraard schakelen wij alleen derde partijen in, van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbaar zijn, adequaat met persoonsgegevens omgaan en de AVG kunnen en zullen naleven.
Bent u er zich van bewust dat het in voorkomende gevallen kan bestaan, dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken, in verband met een juridische verplichting.
Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of charitatieve doelen.
Bewaartermijnen
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer behouden dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht).
Beveiliging
Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen.
Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers overigens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.
Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u bezitten, behoudens in de omstandigheid dat dit aan ons gestelde wettelijke verplichtingen doorkruist. Voorts kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij.
Incidenten met persoonsgegevens
Als er sprake is van een incident aangaande de persoonsgegevens, bijvoorbeeld een zogenaamd datalek, waardoor er een concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer dan stellen wij u daarvan onverwijld op de hoogte. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij de calamiteit (bijvoorbeeld het datalek) hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.
Wijzigingen
Ongetwijfeld zal ons privacybeleid in de toekomst, onder andere door de vigerende wet- en regelgeving, kunnen worden gewijzigd. Wij brengen u daarvan uiteraard op de hoogte. De meest recente versie van de privacyverklaring is logischerwijs van toepassing en is te vinden op onze website.
Tot slot
Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid. Mocht u echter vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan horen wij dat graag.